ZAPYTANIE OFERTOWE

ZAPRASZA DO SKŁADANIA OFERT

1. Przedmiot zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie prac geodezyjnych i kartograficznych na potrzeby gospodarki nieruchomościami w roku 2021 na terenie Gminy Siewierz.

2. Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności:

1. Wykazy zmian gruntowych,
2. Zmiana użytku gruntowego,
3. Rozgraniczenia nieruchomości
4. Ustalenia granic nieruchomości według ewidencji gruntów,
5. Wznowienia znaków granicznych lub wyznaczenia granic nieruchomości,
6. Podziały nieruchomości,
7. Stabilizacja punktów granicznych,
8. Określenia przebiegu granicy działki na podstawie operatów archiwalnych w stosunku do istniejącej na gruncie sytuacji,
9. Sporządzanie projektów podziały nieruchomości dla potrzeb regulacji gruntów zajętych pod drogi publiczne (art. 73 ustawy z dnia 13.10.1998r.),
10. Badanie ksiąg wieczystych,
11. Sporządzanie opinii geodezyjnych.

3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określa formularz cenowy - załącznik nr 1A do niniejszego zapytania ofertowego. Podane w formularzu cenowym ilości prac geodezyjnych są szacunkowe w całym okresie realizacji zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo zlecenia mniejszej lub większej ilości usług w zależności od potrzeb. W przypadku mniejszej ilości usług niż szacowane w formularzu cenowym Wykonawca nie będzie wnosił roszczeń do Zamawiającego.
4. Poszczególne rodzaje prac wskazane w załączniku nr 1A do zapytania będą zlecane sukcesywnie w miarę potrzeb. Zamawiający określi ich rodzaj i ilość każdorazowo
   w pisemnym zleceniu podając zakres prac i termin ich wykonania.

5. Rozliczenie finansowe Wykonawcy z Zamawiającym odbywać się będzie w oparciu
   o ceny jednostkowe usług określone przez Wykonawcę w formularzu cenowym, wg załącznika nr 1A do zapytania, zgodnie z faktycznym wykonaniem, potwierdzonym przez Zamawiającego, w protokole zdawczo-odbiorczym.

6. Płatność będzie następowała odrębnie za każde zlecenie, na podstawie faktury VAT
   w formie przelewu bankowego na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę,
   w terminie 30 dni od daty otrzymania faktury. Podstawą wystawienia faktury jest obustronnie podpisany protokół zdawczo – odbiorczy.

7. Wykonawca jest zobowiązany do stałej współpracy z Zamawiającym w celu koordynowania prawidłowego przebiegu realizacji przedmiotu zamówienia.

8. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych ani wariantowych.

2. Termin realizacji zamówienia:

3. Miejsce i termin składania ofert:

4. Opis sposobu przygotowywania ofert, forma składania dokumentów:

1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
2. W danej części zamówienia Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę
3. Ofertę należy podpisać przez uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy. Jeżeli dokumenty będą podpisane przez pełnomocnika firmy lub inną osobę upoważnioną, to do oferty należy dołączyć prawnie skuteczne pełnomocnictwo lub upoważnienie. Pełnomocnictwo należy złożyć w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza.
4. Oświadczenia składane są w oryginale. Dokumenty są składane w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę.
5. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o zamówienie (np. w formie spółki cywilnej, konsorcjum, porozumienia zawartego między podmiotami). Wykonawcy występujący wspólnie muszą ustanowić pełnomocnika (lidera) do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo należy dołączyć do oferty. Treść pełnomocnictwa powinna dokładnie określać zakres umocowania. Wszelka korespondencja oraz rozliczenia dokonywane będą wyłącznie z pełnomocnikiem (liderem).

5. Warunki udziału w postępowaniu oraz podstawy wykluczenia

6. Informacja o dokumentach składających się na ofertę

1. Formularz oferty wg zał. ,nr 1,
2. Formularz cenowy wg zał. nr 1A,
3. Pełnomocnictwo do reprezentowania w postępowaniu, jeżeli oferta będzie podpisana przez osobę(y) upoważnioną(e) lub w przypadku występowania podmiotów wspólnie
   w trybie art. 23 ustawy Prawo zamówień publicznych,
4. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, wg zał. nr 2,
5. Oświadczenie o braku podstaw wykluczenia, wg zał. nr 3,
6. Wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert,
   a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane – wg zał. nr 4 oraz załączeniem:
7. Dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny
   o obiektywnym  charakterze  wykonawca  nie jest  w stanie  uzyskać tych dokumentów – oświadczenie  Wykonawcy. W przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert,

8. Wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami – wg zał. nr 5.

7. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami

1. W niniejszym postępowaniu wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje należy przekazywać za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, osobiście, za pośrednictwem posłańca, faksu lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, z zastrzeżeniem, że jeżeli przepisy innych ustaw lub rozporządzeń wykonawczych wymagają szczególnej formy dla danego dokumentu, Wykonawca musi zastosować tą formę. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje za pośrednictwem faksu lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej strony niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.
2. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje należy przekazywać do Zamawiającego:

1. drogą elektroniczną na e-mail: siewierz@siewierz.pl,
2. pisemnie na adres: Urząd Miasta i Gminy Siewierz, ul. Żwirki i Wigury 16, 42-470 Siewierz.

3. Oferty należy składać pod rygorem nieważności w formie pisemnej.
4. Wykonawca może zwrócić się na piśmie (faksem, drogą elektroniczną) do Zamawiającego z prośbą o wyjaśnienie zapytania ofertowego. Zamawiający jest zobowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, nie później niż na 2 dni przez upływem terminu składania ofert – pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści zapytania wpłynął po upływie terminu składania wniosku lub dotyczy udzielonych wyjaśnień Zamawiający może udzielić wyjaśnień lub pozostawić wniosek bez rozpoznania. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku, o którym mowa powyżej. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający zamieści na stronie internetowej Zamawiającego archiwum.siewierz.pl
5. Ze strony Zamawiającego pracownikami uprawnionymi do kontaktowania się
   z Wykonawcami są:

8. Podwykonawcy

1. Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy.
2. Zamawiający nie wymaga osobistego wykonania kluczowych części zamówienia przez Wykonawcę.
3. Powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom nie zwalnia Wykonawcy
   z odpowiedzialności za należyte wykonanie tego zamówienia.
4. W przypadku zamiaru powierzenia zamówienia podwykonawcy Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom i podania przez Wykonawcę firm podwykonawców
   w Formularzu oferty – Zał. Nr 1 do zapytania ofertowego.
5. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność wobec Zamawiającego za usługi, które wykonuje przy pomocy podwykonawców, odpowiadając za ich działania i zaniechania jak za własne.

9. Opis sposobu obliczenia ceny

1. Ceną ofertową jest cena brutto i powinna być podana w PLN cyfrowo i słownie. Cenę oferty należy obliczyć sumując wszystkie pozycje formularza cenowego – wskazane
   w załączniku nr 1A. Podana cena nie stanowi ostatecznego wynagrodzenia Wykonawcy, a służy do porównania cen złożonych ofert. Cena, jaką zapłaci Zamawiający wybranemu Wykonawcy będzie wynikać z ilości faktycznie wykonanych usług w ramach realizowanego zamówienia oraz podanych cen jednostkowych. Zamawiający będzie poprawiał oczywiste omyłki pisarskie, omyłki rachunkowe w przedstawionych formularzach z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek oraz omyłki polegające na niezgodności oferty z zapytaniem ofertowym, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

10. Istotne dla wnioskodawcy postanowienia umowy

11. Termin ważności oferty

12. Kryterium wyboru ofert

13. Przewidywane zmiany umowy

1. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian w umowie w szczególności
   w następującym zakresie:

1. Przedłużenie terminu wykonania przedmiotu umowy (aneks terminowy) może nastąpić w następujących przypadkach:

1. wystąpienie „siły wyższej” rozumianej jako wydarzenie zewnętrzne, niemożliwe lub prawie niemożliwe do przewidzenia i poza kontrolą stron umowy np. powodzie, pożary, epidemie, zamieszki, akty wandalizmu, strajki, zakazy importu i eksportu, blokady granic i portów oraz inne podobne zdarzenia poza kontrola stron umowy, występujące po podpisaniu umowy, a powodujące niemożliwość bądź znaczne utrudnienie wywiązania się z umowy. Termin wykonania umowy może zostać przedłużony o czas trwania okoliczności podyktowanych lub wynikających z siły wyższej.
2. niezawinione przez Wykonawcę zwłokę ze strony organów w wydawaniu map, uzgodnień, warunków, opinii i decyzji administracyjnych lub konieczność dokonania zmian w dokumentach lub na mapach w trakcie świadczenia usług
   w przypadku wniesienia uwag przez mieszkańców, gestorów sieci bądź inne podmioty, a także zmiany w przepisach prawnych powodujące konieczność pozyskania nieprzewidzianych wcześniej uzgodnień, opinii i innych dokumentów niezbędnych dla prawidłowej realizacji umowy – termin wykonania przedmiotu umowy może zostać wydłużony o okres zwłoki podmiotu lub organu,
3. wydłużające się czynności geodezyjne lub kartograficzne z powodów niezależnych od Wykonawcy, takich jak np. niekorzystne warunki atmosferyczne uniemożliwiające dokonywanie czynności w terenie – termin wykonania przedmiotu umowy może zostać wydłużony o czas trwania w/w okoliczności,
4. wystąpienie prac dodatkowych, niezbędnych do realizacji zakresu podstawowego – termin wykonania przedmiotu umowy może zostać przedłużony o czas niezbędny na wykonanie prac dodatkowych.

2. Zmiana ilości wykonywanych usług względem szacunkowych ilości podanych
   w Załączniku nr 1A wynikająca z potrzeb Zamawiającego. Powyższa zmiana nie wymaga aneksu do umowy.
3. Rezygnacja ze zlecenia danego rodzaju usługi przez Zamawiającego wynikająca
   z potrzeb Zamawiającego lub zmiany przepisów prawa. Powyższa zmiana nie wymaga aneksu do umowy.
4. Zmiana terminów określonych w zleceniach cząstkowych, dotyczących wykonania poszczególnych rodzajów prac, zlecanych w miarę potrzeb Zamawiającego.  Powyższa zmiana nie wymaga aneksu do umowy.
5. Zmiana wysokości całkowitej wartości umowy, o której mowa w § 4 ust. 2 umowy, w przypadku zmiany potrzeb Zamawiającego i zmiany kwoty zabezpieczonej
   w budżecie na realizację umowy.
6. Konieczność wyjaśnienia rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych
   w umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usuniecie rozbieżności i doprecyzowanie umowy z celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów przez strony.
7. Zmiana kluczowego personelu Wykonawcy lub Zamawiającego na skutek zdarzeń losowych, zmian kadrowo-personalnych, utraty wymaganych uprawnień, utraty stanowiska, itp. Zmiana kluczowego personelu Wykonawcy może nastąpić wyłącznie pod warunkiem okazania uprawnień w zakresie nie mniejszym niż wymagane w zapytaniu.

2. Do każdej propozycji zmiany wymagającej aneksu do umowy, inicjujący zmianę przedstawi opis propozycji zmiany, w tym wpływ na termin wykonania zamówienia oraz uzasadnienie zmiany.

14. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO

1. administratorem danych osobowych Pani/Pana przetwarzanych w Urzędzie Miasta
   i Gminy Siewierz jest Burmistrz Miasta i Gminy Siewierz.
2. kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Urzędzie Miasta i Gminy Siewierz: e-mail: iod@siewierz.pl
3. dane osobowe Pani/Pana przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO
   w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miasta i Gminy Siewierz z dnia 13 stycznia 2017 r. stanowiącego Załącznik do Zarządzenia Nr 120.5.2017 Burmistrza Miasta i Gminy Siewierz.
4. odbiorcami danych osobowych Pani/Pana będą osoby lub podmioty, którym na podstawie odrębnych przepisów prawa przysługuje prawo kontroli, jak również osoby lub podmioty, którym dane, po uprzednim ich zanonimizowaniu, zostaną udostępnione w oparciu o przepisy  ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
5. Dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z terminami wskazanymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych lub innych przepisach prawa, regulujących czas przetwarzania danych, którym podlega Administrator Danych Osobowych.
6. obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio dotyczących Pani/Pana jest wymogiem związanym z udziałem w postepowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Konsekwencje niepodania określonych danych uniemożliwiają udzielenie zamówienia publicznego.
7. w odniesieniu do danych osobowych Pani/Pana decyzje nie będą podejmowane
   w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO,
8. Pan/Pani posiada:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych dotyczących Pani/Pana¹,
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych²,
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych³ z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO⁴,
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Pan/Pani uzna, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Pana/Pani narusza przepisy RODO.

9. Pani/Panu nie przysługuje:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Wykonawcy jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.