ZAPYTANIE OFERTOWE

ZAPRASZA DO SKŁADANIA OFERT

1. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest:

• dostawa 2 fabrycznie nowych parkomatów i ich montaż oraz uruchomienie, wraz z dostawą 2 sztuk dodatkowych pojemników na monety;
• dostawa mobilnego urządzenia do kontroli pojazdów i weryfikacji wniesionych opłat wraz z drukarką;
• instalację i wdrożenie oprogramowania kontrolującego i monitorującego funkcjonowanie parkomatów oraz wdrożenie oprogramowania do kontroli i windykacji opłat dodatkowych;
• przeszkolenie pracowników Zamawiającego w zakresie obsługi dostarczonego sprzętu i oprogramowania.

2. Szczegółowy przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności:

1. dostawa 2 fabrycznie nowych parkomatów i ich montaż oraz uruchomienie – minimalne wymagania jaki musi spełniać parkomat:

• Przeznaczone  są  dla  stref  płatnego  parkowania  na  drogach  publicznych o dużej rotacji pojazdów, lokalizacja: Rynek w Siewierzu. Posiadają wszystkie niezbędne atesty oraz spełniają wszystkie wymogi norm krajowych i unijnych dla tego typu urządzeń lub podzespołów użytych do jego budowy, a w szczególności w zakresie wymagań technicznych i funkcjonalnych spełniać wymagania normy PN-EN 12414:2002 oraz zawarte w niniejszych wytycznych. W przypadku rozbieżności urządzenia powinny spełniać wymagania surowsze.
• Produkowane seryjnie, jednego typu, posiadające jednakowe parametry techniczne, fabrycznie nowe i wyprodukowane w 2020 r.
• Każdy parkomat powinien być oznaczony tabliczką znamionową zawierającą numer seryjny, datę produkcji, nazwę producenta i kraj pochodzenia. Oznaczony indywidualnym numerem identyfikacyjnym na froncie obudowy.
• Dostosowane do niezawodnej pracy na otwartej przestrzeni w warunkach lokalnego klimatu, w temperaturze od -25 stopni C do +55 stopni C i wilgotności względnej powietrza do co najmniej 97 %.
• Obudowa możliwie odporna na  uszkodzenia  mechaniczne (wandalizm), wykonana ze stali nierdzewnej lub aluminium. Wyklucza się obudowę wykonaną z tworzywa sztucznego. Minimalna grubość materiału, z którego wykonana jest obudowa parkomatu nie może być mniejsza niż 2 mm. Konstrukcja obudowy powinna być modułowa. Przez moduł rozumie się dowolny fragment obudowy, który da się indywidualnie wymienić w przypadku zniszczenia/uszkodzenia na skutek wandalizmu lub kolizji. Obudowa powinna być pomalowana farbą odporną na działanie czynników atmosferycznych, zabezpieczona powłokami antygraffiti oraz antyplakatowymi. Kolorystyka obudowy w kolorze palety RAL, nawiązująca do istniejącej małej infrastruktury Rynku w Siewierzu, do ustalenia z Zamawiającym.
• Obudowa parkomatu wyposażona w odrębne drzwi dostępowe do części technicznej oraz części kasowej, zamykane zamkami mechanicznymi lub elektronicznymi; wyklucza się możliwość dostępu do części kasowej po otwarciu drzwi technicznych i odwrotnie.
• Powinien mieć autonomiczne źródło zasilania – musi być zasilany z akumulatora, który dodatkowo ładowany będzie przez baterie słoneczną, zintegrowaną z górną częścią obudowy i musi zapewniać ciągłą pracę urządzenia (bez konieczności wymiany/doładowywania akumulatora.
  W przypadku lokalizacji całkowicie zacienionych dopuszcza się wymianę lub doładowanie zewnętrzne akumulatora jeden raz na 12 miesięcy.
• Parkomat musi być wyposażony w klawiaturę alfanumeryczną w układzie QWERTY umożliwiającą wprowadzenie numeru rejestracyjnego pojazdu, za który wnosi się opłatę. Wszystkie przyciski funkcyjne muszą być odporne na uszkodzenia mechaniczne i opisane słownie w trzech językach (polskim, angielskim i niemieckim).
• Część przednia obudowy urządzenia musi posiadać wbudowane, wymienne panele informacyjne zawierające: instrukcję użytkowania, dane o wysokości opłat za parkowanie i opłat dodatkowych, informację o tym że parkomat nie wydaje reszty, numery kontaktowe z biurem Strefy Płatnego Parkowania, pouczenie o postępowaniu w sytuacji zauważenia awarii parkomatu oraz innych istotnych dla kierowców informacji. Sposób umieszczenia tych informacji powinien zapewniać ich prostą wymianę przez uprawniony personel. Przezroczyste osłony wyświetlacza muszą być odporne na uszkodzenia mechaniczne oraz łatwe w utrzymaniu czystości. Tabliczka musi być podświetlona po zmroku.
• Parkomat musi być oznaczony, co najmniej po obu bokach białą literą P na niebieskim tle z białą obwódką na wysokości ułatwiającej lokalizację parkomatu.
• Monety przyjmowane przez parkomat muszą trafiać do wymiennej kasety na bilon. Miejsce zamontowania kasety powinno być oddzielone od części technicznej.
• Urządzenie musi umożliwiać wnoszenie opłaty za pomocą monet NBP o nominałach: 10 gr, 20 gr, 50 gr, 1 zł, 2 zł, 5 zł i być wyposażone w urządzenie dokonujące kontroli autentyczności monet. Próba użycia monety innej niż wskazane wyżej winna zakończyć się zwrotem użytkownikowi.
• Otwór wrzutowy na monety musi być zabezpieczony blokadą otwieraną zbliżeniem monety. Blokada powinna posiadać właściwość automatycznego oczyszczania z obcych przedmiotów w przypadku prób zatkania, zablokowania.
• Bilet potwierdzający dokonanie płatności zawierający informacje: dane zamawiającego w tym nazwa i adres, numer kolejny biletu, numer identyfikacyjny parkomatu, datę, godzinę i minutę rozpoczęcia i zakończenia parkowania, wysokość wniesionej opłaty, numer rejestracyjny pojazdu, kod zabezpieczający przed fałszowaniem biletu. Wzór biletu parkingowego musi zostać uzgodniony i przedstawiony Zamawiającemu do akceptacji.
• Parkomat musi być wyposażony w czytnik kart umożliwiający wnoszenie opłat za pomocą funkcjonujących na rynku polskim kart bankowych zbliżeniowych nie wymagających zatwierdzenia transakcji kodem PIN w systemie PayPass/PayWave. Nie dopuszcza się transakcji łączonych,  tzn. realizowanych jednocześnie przy użyciu monet i karty. Zamawiający podpisze umowę z agentem rozliczeniowym kart płatniczych i będzie ponosił koszty prowizji od transakcji. Wszystkie pozostałe koszty związane z procesowaniem kart płatniczych takie jak certyfikacja, aktualizacja oprogramowania i utrzymanie terminali płatniczych będzie ponosił Wykonawca.
• Opłata za postój musi być wniesiona z góry bez wydawania reszty. Przy skróceniu czasu postoju nie przewiduje się zwrotu należności za niewykorzystany czas parkowania, a przy przekroczeniu czasu opłaconego wymagana jest dopłata. Parkomat musi umożliwiać dokonanie tzw. dopłaty do ważnego biletu przedłużającej jego ważność w zależności od wysokości dopłaty. Dopłata do ważnego biletu musi być możliwa w każdym parkomacie. W momencie dokonywania opłaty przez Użytkownika dostarczone przez Wykonawcę parkomaty muszą posiadać możliwość kontroli, czy na pojazd o danym numerze rejestracyjnym został już opłacony w danym dniu czas parkowania. Kontrola musi odbywać z poziomu każdego parkomatu, niezależnie od tego, w którym parkomacie został pierwotnie wykupiony czas parkowania.
  W przypadku kiedy wykupiony dla danego pojazdu czas parkowania nadal obowiązuje: parkomat musi posiadać możliwość przedłużenia wykupionego czasu parkowania za dodatkową opłatą, naliczanie wykupionego dodatkowo czasu parkowania ma rozpocząć się od momentu zakończenia ważności pierwotnie wykupionego czasu parkowania. Informacja o przedłużonym czasie parkowania dla danego pojazdu musi zostać przesłana online do Centrum Przetwarzania Danych.
• Wymiana kasety z urządzenia musi automatycznie uruchamiać drukowanie raportu kasowego w dwóch egzemplarzach jako oryginał i kopia. Raport kasowy musi zawierać następujące informacje: bieżący numer raportu kasowego, datę, godzinę, minutę i sekundę bieżącego wyjęcia kasety, liczbę wydrukowanych biletów w ww. zakresie dat, sumę opłat wniesionych monetami, sumę opłat wniesionych kartami bankowymi, liczby poszczególnych nominałów monet, jakie powinny znajdować się w kasecie, numer parkomatu, z którego pochodzi raport.
• Miejsce wydawania biletu i miejsce zwrotu monet musi być czytelne i oznakowane w trzech językach (polskim, angielskim i niemieckim).
• Parkomat musi być wyposażony w dodatkowe przyciski służące do wyboru języka komunikacji z użytkownikiem i wyboru planowanego czasu parkowania.
• Opróżnianie parkomatu z monet musi polegać na wyjęciu zapełnionej wymiennej kasety automatycznie zamykanej  po wyjęciu w sposób uniemożliwiający dostęp do zgromadzonych monet oraz zablokowanej przed ponownym umieszczeniem w parkomacie bez wcześniejszego opróżnienia i zastąpieniu pustym, zabezpieczonym plombą pojemnikiem (kasetą).
• Parkomat musi być wyposażony w pamięć odporną na zaniki zasilania, w której będą przechowywane wszystkie informacje o przeprowadzonych transakcjach, operacjach serwisowych oraz awariach.
• W przypadku zapełnienia pamięci parkomat musi wstrzymać sprzedaż biletów do czasu przesłania danych do aplikacji nadzorującej SPP (strefę płatnego parkowania) i otrzymania potwierdzenia ich odczytania.
• W czasie realizacji transakcji parkomat powinien wyświetlać na bieżąco informacje dotyczące: wysokości wniesionej opłaty monetami lub kartą bankową, opłaconego czasu postoju, daty i godziny zakończenia opłaconego czasu postoju, wprowadzonych znaków numeru rejestracyjnego, komunikatów tekstowych o kolejnym etapie realizacji transakcji zakupu biletu informujących użytkownika o czynności jaką powinien wykonać.
• Użytkownik musi mieć możliwość opłacenia postoju wrzucając monety lub ustalając kwotę opłaty kartą bankową zbliżeniową aż do uzyskania żądanego czasu postoju z możliwością anulowania i powtarzania tej operacji. Wzbudzenie parkomatu ze stanu uśpienia musi następować pod wpływem zbliżenia monety do otworu wrzutowego dla monet lub przyciśnięcia przycisku ustalającego kwotę opłaty dla karty bankowej, przyciśnięcia dowolnego przycisku klawiatury alfanumerycznej. Zamawiający nie dopuszcza wybudzania parkomatu odrębnym wydzielonym przyciskiem np. start lub wybranym przyciskiem funkcyjnym.
• Parkomat musi być wyposażony w modem GSM umożliwiający transmisję danych. W okresie gwarancji (24 miesiące) dostarczenie karty SIM i transmisja danych leżą po stronie Wykonawcy.
• Montaż: parkomat musi być posadowiony na betonowym fundamencie i zabezpieczony przed wyrwaniem bez użycia ciężkiego sprzętu w wyniku aktów wandalizmu.
• Oprogramowanie parkomatu powinno umożliwiać:
  1. automatyczne programowanie tj. takie ustawienie parametru, aby daty dni wolnych od opłat (święta stałe) były automatycznie programowane z roku na rok. Zmiana czasu z letniego na zimowy i odwrotnie musi przebiegać automatycznie. Daty świąt ruchomych oraz lokalnych powinny być programowane ręcznie i przesyłane do urządzeń zdalnie za pomocą aplikacji nadzorującej SPP,
  2. zmiana stawek obowiązujących w strefie, programowana ręcznie za pomocą aplikacji nadzorującej SPP,
  3. rejestrację i przechowywanie danych transakcyjnych i serwisowych.

• Parkomat musi być wyposażony w pamięć odporną na zaniki zasilania, w której będą przechowywane wszystkie informacje o przeprowadzonych transakcjach, operacjach serwisowych oraz awariach.
• W przypadku zapełnienia pamięci parkomat musi wstrzymać sprzedaż biletów do czasu przesłania danych do aplikacji nadzorującej SPP i otrzymania potwierdzenia ich odczytania.
• W pamięci parkomatu muszą być rejestrowane w szczególności:
  1. transakcje zrealizowane, operacje sprzedaży biletu wraz z informacją o    kwocie, nominałach użytych monet, dokładnym czasie, w przypadku płatności kartą dopuszczalnej części numeru karty,
  2. transakcje niezrealizowane (anulowane, porzucone itp.) w takim samym zakresie informacji jak dla transakcji zrealizowanych,
  3. wartość monet znajdujących się w części kasowej,
  4. łączny przychód narastająco od początku eksploatacji parkomatu, rejestr zdarzeń (data i godzina opróżnienia urządzenia z monet, dokonywania czynności serwisowych, wystąpienia oraz usunięcia awarii lub zdarzenia alarmowego, rodzaj awarii lub zdarzenia alarmowego),
  5. informacje o poziomie zapełnienia części kasowej,
  6. poziom naładowania akumulatora, poziom rolki papieru.

• Wykonawca zobowiązany będzie (bez dodatkowej zapłaty) w okresie gwarancji gromadzić na serwerze Wykonawcy dane pochodzące z parkomatu oraz zapewnić ich bezpieczeństwo i zabezpieczy dostęp Zamawiającemu poprzez dedykowane konto.
• Parkomat musi być posadowiony na fundamencie w sposób, który wyklucza możliwość kradzieży bez zastosowania ciężkiego sprzętu i musi umożliwiać swobodną wymianę urządzenia przez uprawniony personel.

• urządzenie powinno być dostosowane do niezawodnej pracy w otwartej przestrzeni, mieć ergonomiczny kształt obudowy, pyło i wodoodporne.
• Parametry urządzenia: ekran dotykowy urządzenia minimum 4,5 cala; procesor minimum 1 GHz; system Android wersji minimum 8.0; minimum 3GB RAM; zintegrowany aparat fotograficzny minimum 8 Mpix z lampą błyskową; pamięć wewnętrzna minimum 16 GB, rozszerzalna kartą Micro SD; moduł GPS; moduł Bluetooth; wejście USB Typu-C zapewniające możliwość szybkiego ładowania baterii.
• Dostarczenie karty SIM do urządzenia do kontroli oraz zapewnienie transmisji danych z urządzenia do systemu administracji i kontroli leży po stronie Wykonawcy.
• Oprogramowanie urządzenia spełniające poniższe kryteria: wystawianie wezwań przesyłanych online do oprogramowania centralnego; wykonywanie dokumentacji fotograficznej dołączonej do danej sprawy – z możliwością dołączenia do sprawy od 1 do 6 fotografii; drukowanie wezwań w formie papierowej, z możliwością tworzenia kopii; skanowanie i poprawny odczyt krajowych tablic rejestracyjnych; automatyczna informacja dla kontrolera jeśli został wykupiony bilet z parkomatu; lokalizacja dokonanych czynności wraz z położeniem na mapie wg odczytu GPS; informacja dla kontrolera o ewentualnym wcześniejszym zawiadomieniu dla tego samego pojazdu; możliwość odczytu danych numerów rejestracyjnych pojazdów wprowadzanych w parkomatach z systemu do zarządzania parkomatami w celu weryfikacji czy pojazd ma opłacony postój (jeśli np. kierowca nie umieścił biletu za szybą pojazdu).
• Drukarka mobilna o poniższych parametrach: metoda druku – termiczna; łączność Bluetooth; wyposażona w pokrowiec, pasek na ramię, pyłoodporna i wodoodporna; możliwość wydruku herbu miasta lub innego symbolu graficznego na wezwaniu.

• oprogramowanie zainstalowane na profesjonalnym serwerze Wykonawcy;
• Wykonawca udostępni Zamawiającemu dostęp do oprogramowania poprzez zalogowanie się do oprogramowania za pomocą nazwy użytkownika i hasła udostępnionego przez Wykonawcę;
• dostęp do oprogramowania będzie się odbywał przy użyciu przeglądarki internetowej z komputera Zamawiającego;
• Oprogramowanie musi w czasie rzeczywistym informować o: przejściu w stan niezdatny/zdatny do pracy parkomatów, niskim stanie źródła energii, stanie zużycia materiałów eksploatacyjnych /papieru/, wysokim stanie napełnienia skarbca, przeprowadzeniu kolekcji monet;
• Oprogramowanie w czasie rzeczywistym będzie zawierało informacje o: każdej transakcji z uwzględnieniem wykupionego czasu parkowania, wartości transakcji, sposobu płatności, numeru rejestracyjnego, dane dotyczące przeprowadzonych operacji serwisowych i otwarcia urządzenia (z podaniem czasu i rodzaju operacji);
• Na podstawie zgromadzonych danych oprogramowanie musi generować statystyki z dowolnie zdefiniowanego przedziału czasowego i z dowolnie wybranego parkomatu lub grupy parkomatów zawierające: dane finansowe zawierające informacje o ilości i wartości sprzedanych biletów, dane finansowe zawierające informacje o przeprowadzonych kolekcjach monet, dane serwisowe.
• Oprogramowanie musi zbierać dane o awariach;
• Oprogramowanie powinno mieć moduł instalowany na urządzeniach mobilnych (tablet, smartphone) służący do monitorowania statusu parkomatów (np. czynny, nieczynny, awaria);
• Wszelkie koszty związane z licencją oprogramowania, utrzymanie serwera w okresie gwarancji ponosi Wykonawca;
• Wykonawca zobowiązany jest w okresie gwarancji do transmisji danych oraz ponoszenia jej kosztów;

• Rejestr wystawionych przez kontrolerów wezwań umożliwiający ich rozliczenie lub dalszą egzekucję.
• Moduł umożliwiający odnotowanie wpłat na poszczególnych etapach egzekucji, z podziałem na metody płatności.
• Możliwość szybkiego wyszukiwania spraw po numerze zawiadomienia, tablicach rejestracyjnych, dacie wystawienia, osobie która dokonała kontroli.
• System sczytywania zdjęć i dokumentów oraz podpinania ich pod zawiadomienia.
• Oprogramowanie ma spełniać wszystkie obowiązujące wymagania dotyczące bezpieczeństwa przechowywania danych osobowych.
• Wprowadzenie dokumentacji zdjęciowej obrazującej wybrane przez administratora obszary strefy, w celu uproszczenia późniejszego procesu reklamacji. W celu udokumentowania oznaczenia pionowego i poziomego w strefie, lokalizacji parkomatów oraz przypisania fotografii do wybranych ulic lub stref.
• Możliwość generowania indywidualnych i zbiorczych zapytań do bazy CEPiK oraz odczyt odpowiedzi z CEPiK.
• Możliwość dokonywania opłat za wezwanie w parkomacie.
• Możliwość generowania upomnień, zwrotek pocztowych oraz tytułów wykonawczych przypisanych do kartoteki danej sprawy.
• Tworzenie raportów operacji kasowych, opłaconych, jak i nieopłaconych spraw.
• Moduł do wprowadzania online czasowego zwolnienia z opłaty parkingowej (zwolnienie pojazdu z opłaty za czas 1 godziny).
• Edycja wprowadzonych wcześniej dokumentów, tekstów dokumentów oraz innych zmiennych przypisanych do klienta. Możliwość wydruku kopii wystawionego wezwania na każdym etapie procedury windykacyjnej.
• Generowanie i obsługa indywidualnych numerów rachunków bankowych przydzielonych do każdej z wpłat oraz zaczytywanie odnotowanych na rachunku wpłat do systemu.
• Sekcja do wprowadzania niezidentyfikowanych wpłat za opłaty dodatkowe oraz możliwość przeniesienia wpłat do wybranej sprawy w przypadku ich późniejszej identyfikacji.

1. zakup, dostarczenie i montaż wszelkich materiałów i urządzeń, niezbędnych do wykonania zadań, opisanych powyżej, przy czym dostawa materiałów eksploatacyjnych w okresie gwarancji leży po stronie Zamawiającego,
2. montaż parkomatów obejmuje wykonanie fundamentów pod urządzenia, w miejscach wskazanych przez Zamawiającego,
3. uzgodnienie z Zamawiającym i uzyskanie jego akceptacji odnośnie koloru urządzeń,
4. zapewnienie licencji i aktualizacji oprogramowania przez okres gwarancji,
5. konserwacja parkomatów, utrzymanie serwisu kontrolnego i windykacyjnego:

• przyjmowanie zgłoszeń serwisowych od Zamawiającego;
• utrzymanie w sprawności akumulatorów;
• czyszczenie wewnątrz i konserwacja komponentów parkomatów - częstotliwość wykonywanych prac konserwacyjnych w zależności od potrzeb, przy czym utrzymanie urządzeń w czystości leży po stronie Zamawiającego;
• naprawa lub wymiana uszkodzonych komponentów oraz usuwanie awarii urządzeń – w czasie do 24 godzin od zgłoszenia. W uzasadnionych przypadkach Strony mogą uzgodnić inny termin usunięcia awarii;

6. uruchomienie, wdrożenie usługi, przeszkolenie personelu.

4. Wykonawca jest zobowiązany do stałej współpracy z Zamawiającym, w celu koordynowania prawidłowego przebiegu dostawy oraz wykonać przedmiot zamówienia zgodnie z wytycznymi Zamawiającego.

5. Wykonawca udzieli gwarancji jakości na kompletny przedmiot zamówienia wynoszącej 24 miesiące od daty podpisania bezusterkowego protokołu zdawczo-odbiorczego dostawy przez Zamawiającego.

6. Warunki płatności: wynagrodzenie będzie płatne jednorazowo, przelewem na rachunek Wykonawcy w terminie 30 dni. Podstawą do wystawienia faktury jest bezusterkowy protokół zdawczo-odbiorczy dostawy podpisany przez Przedstawiciela Zamawiającego.

7. Najpóźniej na dwa dni przed podpisaniem umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji karty katalogowe oferowanych urządzeń, z wyszczególnionymi wymaganiami podanymi w opisie przedmiotu zamówienia oraz z podaniem producenta i typu urządzeń, w celu potwierdzenia, że oferowane urządzenia spełniają wymagane parametry i warunki.

8. Rozwiązania równoważne:

1. Jeżeli w zapytaniu ofertowym lub załącznikach do użyte są znaki towarowe, patenty lub pochodzenie, źródło lub szczególny proces, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego producenta lub wykonawcę, należy je traktować jako wskazane przykładowo. Ilekroć mowa jest o „produkcie, materiale czy systemie typu lub np…” należy przez to rozumieć produkt, materiał czy system (typ, np.:..) taki jak zaproponowany lub inny o standardzie i parametrach technicznych nie gorszych niż zaproponowany. Zamawiający dopuszcza składanie ofert z rozwiązaniami równoważnymi, o ile zapewnią zgodność realizacji przedmiotu zamówienia z załączoną dokumentacją i zapewnią uzyskanie parametrów technicznych nie gorszych od założonych w dokumentacji z postępowania oraz będą zgodne pod względem: gabarytów i konstrukcji (wielkość, rodzaj, właściwości fizyczne, liczba elementów składowych), charakteru użytkowego (tożsamość funkcji), charakterystyki materiałowej (rodzaj i jakość materiałów), parametrów technicznych (wytrzymałość, trwałość, dane techniczne, dane hydrauliczne, charakterystyki liniowe, konstrukcja), parametrów bezpieczeństwa użytkowania, standardów emisyjnych.
2. Wszystkie użyte znaki handlowe, towarowe, przywołania patentów, nazwy modeli, numery katalogowe służą jedynie do określenia cech technicznych i jakościowych materiałów, a nie są wskazaniem na producenta. Użyte wszelkie nazwy handlowe w opisie przedmiotu zamówienia Zamawiający traktuje jako informację uściślającą, która została użyta wyłącznie w celu przybliżenia potrzeb Zamawiającego. Dopuszcza się użycie do realizacji zamówienia produktów równoważnych, w stosunku do ich jakości, docelowego przeznaczenia i spełnianych funkcji i walorów użytkowych. Przez jakość należy rozumieć zapewnienie minimalnych parametrów produktu wskazanego w zapytaniu, umowie, załącznikach.
3. W przypadku odniesienia w dokumentacji do norm, europejskich ocen technicznych, aprobat, specyfikacji technicznych i systemów referencji technicznych, o których mowa w art. 30 ust. 1 pkt 2 i ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, Zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne opisywanym, w tym dokumenty równoważne.
4. Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne opisywanym przez Zamawiającego, jest obowiązany wykazać, że oferowane przez niego dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają wymagania określone przez Zamawiającego.

2. Termin realizacji zamówienia:

3. Termin i miejsce składania ofert

1. Oferty należy składać pisemnie w siedzibie Zamawiającego do dnia 30 listopada 2020 r. do godz. 10⁰⁰.
2. Oferty należy składać w nieprzejrzystych, zaklejonych kopertach lub opakowaniach. Oferta powinna być oznakowana następująco:

3. Zamawiający nie przewiduje publicznego otwarcia ofert.
4. Oferty są jawne od chwili ich otwarcia przez Zamawiającego. Nie ujawnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli Wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert, zastrzegł, że nie mogą one być udostępniane oraz wykazał, iż zastrzeżone informację stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Wykonawca nie może zastrzec informacji dotyczących nazwy i adresu Wykonawcy, ceny, terminu wykonania zamówienia, gwarancji i warunków płatności.
5. Oferty można składać osobiście, przez posłańca lub przesyłać pocztą za potwierdzeniem odbioru. W takim przypadku za termin złożenia oferty uznaje się datę i godzinę potwierdzenia odbioru przesyłki przez Zamawiającego. Na wniosek Wykonawcy Zamawiający wyda poświadczenie złożenia oferty.
6. Wykonawca może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę.
7. Zamawiający niezwłocznie zwraca ofertę, która została złożona przez Wykonawcę po terminie.

4. Kryteria oceny ofert

5. Opis sposobu przygotowywania ofert, forma składania dokumentów:

1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
2. Ofertę należy podpisać przez uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy. Jeżeli dokumenty będą podpisane przez pełnomocnika firmy lub inną osobę upoważnioną, to do oferty należy dołączyć prawnie skuteczne pełnomocnictwo lub upoważnienie. Pełnomocnictwo należy złożyć w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza.
3. Oświadczenia składane są w oryginale. Dokumenty są składane w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę.
4. Oferta podmiotów występujących wspólnie:

6. Informacja o dokumentach składających się na ofertę

1. Formularz oferty wg zał. nr 1 do zapytania ofertowego.
2. Pełnomocnictwo do reprezentowania w postępowaniu, jeżeli oferta będzie podpisana przez osobę(y) upoważnioną(e) lub w przypadku występowania podmiotów wspólnie.

7. Opis sposobu obliczenia ceny

1. Ceną ofertową jest cena ryczałtowa brutto za cały zakres przedmiotu zamówienia
   i powinna być podana w PLN cyfrowo i słownie.
2. Zamawiający będzie poprawiał oczywiste omyłki pisarskie, rachunkowe oraz omyłki polegające na niezgodności oferty z zapytaniem ofertowym, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

8. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami

1. W niniejszym postępowaniu wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje należy przekazywać za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, osobiście, za pośrednictwem posłańca lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, z zastrzeżeniem, że jeżeli przepisy innych ustaw lub rozporządzeń wykonawczych wymagają szczególnej formy dla danego dokumentu, Wykonawca musi zastosować tą formę. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej strony niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.
2. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje należy przekazywać do Zamawiającego:

• drogą elektroniczną na e-mail: siewierz@siewierz.pl,
• pisemnie na adres: Urząd Miasta i Gminy Siewierz, ul. Żwirki i Wigury 16, 42-470 Siewierz.

3. Oferty należy składać pod rygorem nieważności w formie pisemnej.
4. Wykonawca może zwrócić się na piśmie (drogą elektroniczną) do Zamawiającego z prośbą o wyjaśnienie zapytania ofertowego. Zamawiający jest zobowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, nie później niż na 2 dni przez upływem terminu składania ofert – pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści zapytania wpłynął po upływie terminu składania wniosku lub dotyczy udzielonych wyjaśnień Zamawiający może udzielić wyjaśnień lub pozostawić wniosek bez rozpoznania. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku, o którym mowa powyżej. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający zamieści na stronie internetowej Zamawiającego archiwum.siewierz.pl
5. Ze strony Zamawiającego pracownikami uprawnionymi do kontaktowania się z Wykonawcami są: Agnieszka Kańtoch, tel.: 32 64 99 467, Elżbieta Brzozowska, tel. 32 64 99 460.

9. Termin ważności oferty

10. Istotne dla Wykonawcy postanowienia umowy

1. Przedłużenie terminu wykonania przedmiotu umowy (aneks terminowy), które może nastąpić w następujących przypadkach:

1. wystąpienie „siły wyższej” rozumianej jako wydarzenie zewnętrzne, niemożliwe lub prawie niemożliwe do przewidzenia i poza kontrolą stron umowy np. powodzie, pożary, epidemie, zamieszki, akty wandalizmu, strajki, zakazy importu i eksportu, blokady granic i portów oraz inne podobne zdarzenia poza kontrola stron umowy, występujące po podpisaniu umowy, a powodujące niemożliwość bądź znaczne utrudnienie wywiązania się z umowy. Termin wykonania umowy może zostać przedłużony o czas trwania okoliczności podyktowanych lub wynikających z siły wyższej.
2. konieczności pozyskania nieprzewidzianych wcześniej dokumentów, zaświadczeń, certyfikatów, atestów itp. w szczególności w wyniku zmiany przepisów prawa w trakcie realizacji umowy, powodujących konieczność dostosowania przedmiotu dostawy. Termin wykonania umowy może zostać przedłużony o czas niezbędny dla pozyskania dodatkowych dokumentów.
3. konieczności  wprowadzenia  odmiennych rozwiązań od pierwotnie założonych w przedmiocie dostawy, w szczególności w przypadku:

• opóźnień w dostawie towarów spowodowanych niedostępnością na rynku (wycofanie z produkcji, zmiana obowiązującego prawa),
• pojawienia się na rynku materiałów, urządzeń, sprzętu nowszej generacji,
• możliwości poprawy jakości lub parametrów użytkowych sprzętu, w tym z uwagi na postęp technologiczny,
• zmiany przepisów prawa wprowadzającej nowe wymagania co do sposobu realizacji dostawy.

2. Zmiana przedmiotu umowy w przypadku, gdy:
1. wystąpi potrzeba zmiany danego asortymentu innymi produktami, jeżeli:

• zmiana jest konieczna ze względu na brak dostępności produktów/surowców niezbędnych do wytworzenia zaoferowanego asortymentu, spowodowanego w szczególności zaprzestaniem produkcji,
• konieczność zmiany jest spowodowana wycofaniem z obrotu na terytorium Unii Europejskiej produktu niezbędnego do wykonania dostawy lub też wynika z zakończenia serii produkcyjnej danej bryły meblowej,
• zmiana jest uzasadniona w świetle rozwoju technicznego lub technologicznego, czego Zamawiający działając z należytą starannością nie mógł przewidzieć przed terminem składania ofert – o ile nowe produkty posiadają parametry techniczne nie gorsze od pierwotnie zaoferowanych,  a także  pod  warunkiem  zachowania  funkcjonalności  i pierwotnego  przeznaczenia zastępowanego asortymentu.

11. Informacja na temat składania ofert częściowych i wariantowych

12. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO

1. administratorem danych osobowych Pani/Pana przetwarzanych w Urzędzie Miasta i Gminy Siewierz jest Burmistrz Miasta i Gminy Siewierz.
2. kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Urzędzie Miasta i Gminy Siewierz: e-mail: iod@siewierz.pl
3. dane osobowe Pani/Pana przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miasta i Gminy Siewierz z dnia 13 stycznia 2017 r. stanowiącego Załącznik do Zarządzenia Nr 120.5.2017 Burmistrza Miasta i Gminy Siewierz.
4. odbiorcami danych osobowych Pani/Pana będą osoby lub podmioty, którym na podstawie odrębnych przepisów prawa przysługuje prawo kontroli, jak również osoby lub podmioty, którym dane, po uprzednim ich zanonimizowaniu, zostaną udostępnione w oparciu o przepisy  ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
5. Dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z terminami wskazanymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych lub innych przepisach prawa, regulujących czas przetwarzania danych, którym podlega Administrator Danych Osobowych.
6. obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio dotyczących Pani/Pana jest wymogiem związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Konsekwencje niepodania określonych danych uniemożliwiają udzielenie zamówienia publicznego.
7. w odniesieniu do danych osobowych Pani/Pana decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO,
8. Pan/Pani posiada:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych dotyczących Pani/Pana¹,
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych²,
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych³ z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO⁴,
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Pan/Pani uzna, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Pana/Pani narusza przepisy RODO.

9. Pani/Panu nie przysługuje:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Wykonawcy jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

1. Formularz ofertowy – załącznik nr 1
2. Wzór umowy – załącznik nr 2