Siewierz, dnia 09 lipca 2020 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

ZAPRASZA DO SKŁADANIA OFERT

1. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa wyposażenia sali zabaw oraz zabawek dla żłobka w Siewierzu przy ulicy Sikorskiego w ramach zadania polegającego na utworzeniu Żłobka w Siewierzu w ramach Resortowego programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 „Maluch+” 2020.
2. Szczegółowy przedmiot zamówienia został określony w załączniku nr 3 do niniejszego zapytania – Kalkulacja cenowa.
3. Dostawa danego rodzaju asortymentu powinna pochodzić z jednego modelu od jednego producenta, w ramach jednej partii produkcyjnej. Wzornictwo i materiał mebli powinny być spójne w ramach dostawy. Do podpisania umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji planowane do dostarczenia towary (karty katalogowe, linki do stron internetowych, itp.) pozwalające na jednoznaczne zidentyfikowanie asortymentu.
4. Przedmiot zamówienia należy dostarczyć do żłobka w Siewierzu przy ulicy Sikorskiego lub innego miejsca wskazanego przez Zamawiającego na terenie Gminy Siewierz.
5. Dostawa wyposażenia oraz zabawek musi być uzgodniona w porozumieniu z Zamawiającym z dwudniowym wyprzedzeniem (2 dni robocze) przed terminem dostawy.
6. Zakres zamówienia obejmuje zakup wyposażenia i zabawek wraz z jego dostarczeniem oraz zamontowaniem w miejscu wskazanym przez Zamawiającego tj. transportem, rozładunkiem, wniesieniem, a także montażem. Przez montaż należy rozumieć instalację kompletnego i gotowego do użycia wyposażenia z uwzględnieniem dostosowania go do pomieszczeń, w których będzie użytkowane oraz do elementów znajdujących się w tych pomieszczeniach (montaż będzie polegał w szczególności na ustawieniu lub powieszeniu,  wypoziomowaniu  poszczególnych  elementów  wyposażenia  będących  przedmiotem  zamówienia).
7. Oferowane wyposażenie i zabawki muszą być fabrycznie nowe i nieużywane, posiadać stosowne certyfikaty, atesty, aprobaty dopuszczające do sprzedaży i użytkowania na terenie RP. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu wszystkie niezbędne dokumenty dotyczące dostarczonych towarów – atesty, instrukcje użytkowania, itp. pozwalające na korzystanie z przedmiotu dostawy.
8. Wykonawca jest zobowiązany do stałej współpracy z Zamawiającym, w celu koordynowania prawidłowego przebiegu dostawy oraz wykonać przedmiot zamówienia zgodnie z wytycznymi Zamawiającego.
9. Wykonawca udzieli gwarancji jakości na kompletny przedmiot zamówienia
   wynoszącej 12 miesięcy od daty podpisania bezusterkowego protokołu zdawczo-odbiorczego dostawy przez Zamawiającego.
10. Warunki płatności: wynagrodzenie będzie płatne jednorazowo, przelewem na rachunek Wykonawcy w terminie 30 dni. Podstawą do wystawienia faktury jest bezusterkowy protokół zdawczo-odbiorczy dostawy podpisany przez Przedstawiciela Zamawiającego.
11. Rozwiązania równoważne:

1. Jeżeli w zapytaniu ofertowym lub załącznikach do użyte są znaki towarowe, patenty lub pochodzenie, źródło lub szczególny proces, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego producenta lub wykonawcę, należy je traktować jako wskazane przykładowo. Ilekroć mowa jest o „produkcie, materiale czy systemie typu lub np…” należy przez to rozumieć produkt, materiał czy system (typ, np.:..) taki jak zaproponowany lub inny o standardzie i parametrach technicznych nie gorszych niż zaproponowany. Zamawiający dopuszcza składanie ofert z rozwiązaniami równoważnymi, o ile zapewnią zgodność realizacji przedmiotu zamówienia z załączoną dokumentacją i zapewnią uzyskanie parametrów technicznych nie gorszych od założonych w dokumentacji z postępowania oraz będą zgodne pod względem: gabarytów i konstrukcji (wielkość, rodzaj, właściwości fizyczne, liczba elementów składowych), charakteru użytkowego (tożsamość funkcji), charakterystyki materiałowej (rodzaj i jakość materiałów), parametrów technicznych (wytrzymałość, trwałość, dane techniczne, dane hydrauliczne, charakterystyki liniowe, konstrukcja), parametrów bezpieczeństwa użytkowania, standardów emisyjnych.
2. Wszystkie użyte znaki handlowe, towarowe, przywołania patentów, nazwy modeli, numery katalogowe służą jedynie do określenia cech technicznych
   i jakościowych materiałów, a nie są wskazaniem na producenta. Użyte wszelkie nazwy handlowe w opisie przedmiotu zamówienia Zamawiający traktuje jako informację uściślającą, która została użyta wyłącznie w celu przybliżenia potrzeb Zamawiającego. Dopuszcza się użycie do realizacji zamówienia produktów równoważnych, w stosunku do ich jakości, docelowego przeznaczenia i spełnianych funkcji i walorów użytkowych. Przez jakość należy rozumieć zapewnienie minimalnych parametrów produktu wskazanego w zapytaniu, umowie, załącznikach.
3. W przypadku odniesienia w dokumentacji do norm, europejskich ocen technicznych, aprobat, specyfikacji technicznych i systemów referencji technicznych, o których mowa w art. 30 ust. 1 pkt 2 i ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, Zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne opisywanym, w tym dokumenty równoważne.
4. Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne opisywanym przez Zamawiającego, jest obowiązany wykazać, że oferowane przez niego dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają wymagania określone przez Zamawiającego.
   12. Na realizację przedmiotu dostawy Zamawiający pozyskał dofinansowanie z Funduszu Pracy w ramach rządowego programu "Maluch+" 2020, w związku z tym przewiduje się konieczność oznakowania dokumentacji i korespondencji oraz dostosowania procedur odbiorowych do wymogów instytucji dofinansowującej.

2. Termin realizacji zamówienia:

1. Ustala się termin realizacji zamówienia do 15 grudnia 2020 r.
2. Realizacja zamówienia przed dniem 01 grudnia 2020 r. wymaga zgody Zamawiającego.

3. Termin i miejsce składania ofert

1. Oferty należy składać pisemnie w siedzibie Zamawiającego do dnia 20 lipca 2020 r. do godz. 10⁰⁰.
2. Oferty należy składać w nieprzejrzystych, zaklejonych kopertach lub opakowaniach. Oferta powinna być oznakowana następująco:

3. Zamawiający nie przewiduje publicznego otwarcia ofert.
4. Oferty są jawne od chwili ich otwarcia przez Zamawiającego. Nie ujawnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli Wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert, zastrzegł, że nie mogą one być udostępniane oraz wykazał, iż zastrzeżone informację stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Wykonawca nie może zastrzec informacji dotyczących nazwy i adresu Wykonawcy, ceny, terminu wykonania zamówienia, gwarancji i warunków płatności.
5. Oferty można składać osobiście, przez posłańca lub przesyłać pocztą za potwierdzeniem odbioru. W takim przypadku za termin złożenia oferty uznaje się datę i godzinę potwierdzenia odbioru przesyłki przez Zamawiającego. Na wniosek Wykonawcy Zamawiający wyda poświadczenie złożenia oferty.
6. Wykonawca może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę.
7. Zamawiający niezwłocznie zwraca ofertę, która została złożona przez Wykonawcę po terminie.

4. Kryteria oceny ofert

5. Opis sposobu przygotowywania ofert, forma składania dokumentów:

1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
2. Ofertę należy podpisać przez uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy. Jeżeli dokumenty będą podpisane przez pełnomocnika firmy lub inną osobę upoważnioną, to do oferty należy dołączyć prawnie skuteczne pełnomocnictwo lub upoważnienie. Pełnomocnictwo należy złożyć w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza.
3. Oświadczenia składane są w oryginale. Dokumenty są składane w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę.
4. Oferta podmiotów występujących wspólnie:

6. Informacja o dokumentach składających się na ofertę

1. Formularz oferty wg zał. nr 1 do zapytania ofertowego.
2. Pełnomocnictwo do reprezentowania w postępowaniu, jeżeli oferta będzie podpisana przez osobę(y) upoważnioną(e) lub w przypadku występowania podmiotów wspólnie.
3. Kalkulacja cenowa wg zał. nr 3 do zapytania ofertowego.

7. Opis sposobu obliczenia ceny

1. Ceną ofertową jest cena ryczałtowa brutto za cały zakres przedmiotu zamówienia
   i powinna być podana w PLN cyfrowo i słownie, w oparciu o załączoną kalkulację cenową – załącznik nr 3 do zapytania.
2. Zamawiający będzie poprawiał oczywiste omyłki pisarskie, rachunkowe oraz omyłki polegające na niezgodności oferty z zapytaniem ofertowym, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

8. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami

1. W niniejszym postępowaniu wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje należy przekazywać za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, osobiście, za pośrednictwem posłańca, faksu lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, z zastrzeżeniem, że jeżeli przepisy innych ustaw lub rozporządzeń wykonawczych wymagają szczególnej formy dla danego dokumentu, Wykonawca musi zastosować tą formę. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje za pośrednictwem faksu lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej strony niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.
2. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje należy przekazywać do Zamawiającego:

• za pomocą faksu na nr: 32 64 99 402,
• drogą elektroniczną na e-mail: siewierz@siewierz.pl,
• pisemnie na adres: Urząd Miasta i Gminy Siewierz, ul. Żwirki i Wigury 16, 42-470 Siewierz.

3. Oferty należy składać pod rygorem nieważności w formie pisemnej.
4. Wykonawca może zwrócić się na piśmie (faksem, drogą elektroniczną) do Zamawiającego z prośbą o wyjaśnienie zapytania ofertowego. Zamawiający jest zobowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, nie później niż na 2 dni przez upływem terminu składania ofert – pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści zapytania wpłynął po upływie terminu składania wniosku lub dotyczy udzielonych wyjaśnień Zamawiający może udzielić wyjaśnień lub pozostawić wniosek bez rozpoznania. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku, o którym mowa powyżej. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający zamieści na stronie internetowej Zamawiającego archiwum.siewierz.pl
5. Ze strony Zamawiającego pracownikami uprawnionymi do kontaktowania się
   z Wykonawcami są: Agnieszka Kańtoch, tel.: 32 64 99 467, Sylwia Filipczyk, tel. 32 64 99 483.

9. Termin ważności oferty

10. Istotne dla Wykonawcy postanowienia umowy

1. Przedłużenie terminu wykonania przedmiotu umowy (aneks terminowy), które może nastąpić w następujących przypadkach:

1. wystąpienie „siły wyższej” rozumianej jako wydarzenie zewnętrzne, niemożliwe lub prawie niemożliwe do przewidzenia i poza kontrolą stron umowy np. powodzie, pożary, epidemie, zamieszki, akty wandalizmu, strajki, zakazy importu i eksportu, blokady granic i portów oraz inne podobne zdarzenia poza kontrola stron umowy, występujące po podpisaniu umowy, a powodujące niemożliwość bądź znaczne utrudnienie wywiązania się z umowy. Termin wykonania umowy może zostać przedłużony o czas trwania okoliczności podyktowanych lub wynikających z siły wyższej.
2. konieczności pozyskania nieprzewidzianych wcześniej dokumentów, zaświadczeń, certyfikatów, atestów itp. w szczególności w wyniku zmiany przepisów prawa w trakcie realizacji umowy, powodujących konieczność dostosowania przedmiotu dostawy. Termin wykonania umowy może zostać przedłużony o czas niezbędny dla pozyskania dodatkowych dokumentów.
3. konieczności  wprowadzenia  odmiennych rozwiązań od pierwotnie założonych
   w przedmiocie dostawy, w szczególności w przypadku:

• opóźnień w dostawie towarów spowodowanych niedostępnością na rynku (wycofanie z produkcji, zmiana obowiązującego prawa),
• pojawienia się na rynku materiałów, urządzeń, sprzętu nowszej generacji,
• możliwości poprawy jakości lub parametrów użytkowych sprzętu, w tym z uwagi na postęp technologiczny,
• zmiany przepisów prawa wprowadzającej nowe wymagania co do sposobu realizacji dostawy.

2. Zmiana przedmiotu umowy w przypadku, gdy:
1. wystąpi potrzeba zmiany danego asortymentu innymi produktami, jeżeli:

• zmiana jest konieczna ze względu na brak dostępności produktów/surowców niezbędnych do wytworzenia zaoferowanego asortymentu, spowodowanego w szczególności zaprzestaniem produkcji,
• konieczność zmiany jest spowodowana wycofaniem z obrotu na terytorium Unii Europejskiej produktu niezbędnego do wykonania dostawy lub też wynika z zakończenia serii produkcyjnej danej bryły meblowej,
• zmiana jest uzasadniona w świetle rozwoju technicznego lub technologicznego, czego Zamawiający działając z należytą starannością nie mógł przewidzieć przed terminem składania ofert – o ile nowe produkty posiadają parametry techniczne nie gorsze od pierwotnie zaoferowanych, 
  a także  pod  warunkiem  zachowania  funkcjonalności  i pierwotnego  przeznaczenia zastępowanego asortymentu.

11. Informacja na temat składania ofert częściowych i wariantowych

12. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO

1. administratorem danych osobowych Pani/Pana przetwarzanych w Urzędzie Miasta
   i Gminy Siewierz jest Burmistrz Miasta i Gminy Siewierz.
2. kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Urzędzie Miasta i Gminy Siewierz: e-mail: iod@siewierz.pl
3. dane osobowe Pani/Pana przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO
   w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miasta i Gminy Siewierz z dnia 13 stycznia 2017 r. stanowiącego Załącznik do Zarządzenia Nr 120.5.2017 Burmistrza Miasta i Gminy Siewierz.
4. odbiorcami danych osobowych Pani/Pana będą osoby lub podmioty, którym na podstawie odrębnych przepisów prawa przysługuje prawo kontroli, jak również osoby lub podmioty, którym dane, po uprzednim ich zanonimizowaniu, zostaną udostępnione
   w oparciu o przepisy  ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
5. Dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z terminami wskazanymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych lub innych przepisach prawa, regulujących czas przetwarzania danych, którym podlega Administrator Danych Osobowych.
6. obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio dotyczących Pani/Pana jest wymogiem związanym z udziałem w postepowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Konsekwencje niepodania określonych danych uniemożliwiają udzielenie zamówienia publicznego.
7. w odniesieniu do danych osobowych Pani/Pana decyzje nie będą podejmowane
   w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO,
8. Pan/Pani posiada:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych dotyczących Pani/Pana¹,
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych²,
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych³ z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO⁴,
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Pan/Pani uzna, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Pana/Pani narusza przepisy RODO.

9. Pani/Panu nie przysługuje:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Wykonawcy jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

1. Formularz ofertowy – załącznik nr 1
2. Wzór umowy – załącznik nr 2
3. Kalkulacja cenowa – załącznik nr 3