ZAPYTANIE OFERTOWE

ZAPRASZA DO SKŁADANIA OFERT

1. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie kompleksowej usługi dotyczącej przeprowadzenia kampanii informacyjno-edukacyjnej w zakresie edukacji ekologicznej dla projektu pn: „Zagłębiowski Park Linearny – rewitalizacja obszaru funkcjonalnego doliny rzek Przemszy i Brynicy – Gmina Siewierz”. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określony został w niniejszym zapytaniu ofertowym i załącznikach do zapytania, w tym w załączniku nr 5 - Opis kampanii informacyjno-edukacyjnej
   w zakresie edukacji ekologicznej.
2. Wykonawca jest zobowiązany do stałej współpracy z Zamawiającym w celu koordynowania prawidłowego przebiegu realizacji przedmiotu zamówienia.
3. W trakcie robót Wykonawca zobowiązany jest przedstawić do akceptacji poszczególne materiały, projekty i opracowania koordynatorowi zadania z ramienia Zamawiającego. Zamawiający ma 5 dni roboczych na ich akceptację.
4. Wykonawca udzieli Zamawiającemu gwarancji na nagrody dla uczniów – słuchawki, zgodnie z wymogami załącznika nr 5a, wynoszącej 24 miesiące, co zostanie potwierdzone przez Wykonawcę na formularzu oferty – załączniku nr 1 do niniejszego zapytania.
5. Warunki płatności: wynagrodzenie ma charakter ryczałtowy i będzie płatne częściowo, zgodnie z zapisami zawartymi we wzorze umowy, wg załącznika nr 4. Faktury Wykonawcy za wykonane roboty zostaną zapłacone w terminie 30 dni od daty otrzymania faktury. Podstawą do wystawienia faktury jest protokół częściowy/końcowy odbioru robót podpisany przez Przedstawiciela Zamawiającego.
6. Na realizację przedmiotu zamówienia, Zamawiający stara się o uzyskanie dofinansowania w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020.
7. Wszystkie opracowania i materiały powinny posiadać stosowne oznaczenia, które są wymagane dla materiałów współfinansowanych ze środków EFRR w ramach RPO WSL2014 – 2020, wg załącznika nr 6 do niniejszego zapytania.
8. Rozwiązania równoważne:
   1. Jeżeli w załącznikach do zapytania ofertowego użyte są znaki towarowe, patenty lub pochodzenie, źródło lub szczególny proces, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego producenta lub wykonawcę, należy je traktować jako wskazane przykładowo. Zamawiający dopuszcza składanie ofert z rozwiązaniami równoważnymi, o ile zapewnią zgodność realizacji przedmiotu zamówienia
      z załączoną dokumentacją.
   2. Ilekroć mowa jest o „produkcie, materiale czy systemie typu lub np…” należy przez to rozumieć produkt, materiał czy system (typ, np.:..) taki jak zaproponowany lub inny o standardzie i parametrach technicznych nie gorszych niż zaproponowany. Wszystkie użyte znaki handlowe, towarowe, przywołania patentów, nazwy modeli, numery katalogowe służą jedynie do określenia cech technicznych i jakościowych materiałów, a nie są wskazaniem na producenta. Użyte wszelkie nazwy handlowe
      w opisie przedmiotu zamówienia Zamawiający traktuje jako informację uściślającą, która została użyta wyłącznie w celu przybliżenia potrzeb Zamawiającego. Dopuszcza się użycie do realizacji zamówienia produktów równoważnych,
      w stosunku do ich jakości, docelowego przeznaczenia i spełnianych funkcji
      i walorów użytkowych. Przez jakość należy rozumieć zapewnienie minimalnych parametrów produktu wskazanego w zapytaniu ofertowym, umowie, załącznikach.
9. Przedmiot zamówienia obejmuje również przekazanie praw autorskich, zgodnie
   z zakresem określonym we wzorze umowy wg załącznika nr 4.
10. W terminie do 3 dni od podpisania umowy Wykonawca dostarczy Zamawiającemu kalkulację cenową zgodną ze wzorem dostarczonym przez Zamawiającego.

2. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania oraz podstawy wykluczenia

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej i zawodowej, tj. wykażą należyte wykonanie, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert,
   a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej jednej kampanii informacyjnej i/lub edukacyjnej o wartości minimum 30 000 zł brutto.

2. Zamawiający dokona oceny spełniania powyższego warunku w oparciu o załączone do oferty oświadczenia i dokumenty, o których mowa w Części VII niniejszego zapytania ofertowego.
3. Udział podmiotów trzecich:

4. Wykonawca, który nie wykaże spełniania warunków udziału w postępowaniu podlega wykluczeniu z postępowania.
5. Z udziału w postępowaniu wykluczony zostanie również Wykonawca powiązany osobowo i kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi
   w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzaniem procedury wyboru Wykonawcy, a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
   a) uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
   b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji, c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Na potwierdzenie braku powyższej podstawy do wykluczenia Wykonawca zobowiązany jest złożyć oświadczenie
   wg załącznika nr 2a. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się
   o zamówienie, każdy z Wykonawców składa odrębnie w/w oświadczenie.

3. Kryteria oceny ofert

4. Termin i miejsce składania ofert

1. Oferty należy składać pisemnie w siedzibie Zamawiającego - Sekretariat (pok. nr 11) do dnia 28 marca 2018 r. do godz. 10⁰⁰.
2. Oferty należy składać w nieprzejrzystych, zaklejonych kopertach lub opakowaniach. Oferta powinna być oznakowana następująco:

3. Zamawiający nie przewiduje publicznego otwarcia ofert.
4. Oferty są jawne od chwili ich otwarcia przez Zamawiającego. Nie ujawnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli Wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert, zastrzegł, że nie mogą one być udostępniane oraz wykazał, iż zastrzeżone informację stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Wykonawca nie może zastrzec informacji dotyczących nazwy i adresu Wykonawcy, ceny, terminu wykonania zamówienia, gwarancji i warunków płatności.
5. Oferty można składać osobiście, przez posłańca lub przesyłać pocztą za potwierdzeniem odbioru. W takim przypadku za termin złożenia oferty uznaje się datę i godzinę potwierdzenia odbioru przesyłki przez Zamawiającego. Na wniosek Wykonawcy Zamawiający wyda poświadczenie złożenia oferty.
6. Wykonawca może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę.
7. Zamawiający niezwłocznie zwraca ofertę, która została złożona przez Wykonawcę po terminie.

5. Termin realizacji zamówienia:

1. ekologicznych toreb na zakupy z nadrukiem. Na siatkach umieszczone zostaną dwa rodzaje grafiki. Do jej przygotowania zostaną przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego dwie prace wyłonione w drodze Gminnego Konkursu,
2. nagród dla zwycięzców konkursu,
3. miodów do degustacji.

1. materiałów informacyjno-edukacyjnych,
2. t-shirtów z nadrukowaną grafiką. Do jej przygotowania zostaną przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego cztery prace wyłonione w drodze Gminnego Konkursu,
3. notesy ekologiczne.

6. Opis sposobu przygotowywania ofert, forma składania dokumentów:

1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
2. Ofertę należy podpisać przez uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy. Jeżeli dokumenty będą podpisane przez pełnomocnika firmy lub inną osobę upoważnioną, to do oferty należy dołączyć prawnie skuteczne pełnomocnictwo lub upoważnienie. Pełnomocnictwo należy złożyć w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza.
3. Oświadczenia składane są w oryginale. Dokumenty są składane w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę.
4. Oferta podmiotów występujących wspólnie:

7. Informacja o dokumentach składających się na ofertę

1. Formularz oferty wg zał. nr 1,
2. Pełnomocnictwo do reprezentowania w postępowaniu, jeżeli oferta będzie podpisana przez osobę(y) upoważnioną(e) lub w przypadku występowania podmiotów wspólnie,
3. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, wg zał. nr 2,
4. Oświadczenie o braku powiązań, wg zał. nr 2a,
5. Wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert,
   a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane – wg zał. nr 3 oraz załączeniem:
6. Dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny
   o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy. W przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

8. Opis sposobu obliczenia ceny

1. Ceną ofertową jest cena ryczałtowa brutto za cały zakres przedmiotu zamówienia
   i powinna być podana w PLN cyfrowo i słownie.
2. Zamawiający będzie poprawiał oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki polegające na niezgodności oferty z zapytaniem ofertowym, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

9. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami

1. W niniejszym postępowaniu wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje należy przekazywać za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, osobiście, za pośrednictwem posłańca, faksu lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, z zastrzeżeniem, że jeżeli przepisy innych ustaw lub rozporządzeń wykonawczych wymagają szczególnej formy dla danego dokumentu, Wykonawca musi zastosować tą formę. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje za pośrednictwem faksu lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej strony niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.
2. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje należy przekazywać do Zamawiającego:

• za pomocą faksu na nr: 32 64 99 402,
• drogą elektroniczną na e-mail: siewierz@siewierz.pl,
• pisemnie na adres: Urząd Miasta i Gminy Siewierz, ul. Żwirki i Wigury 16, 42-470 Siewierz.

3. Oferty należy składać pod rygorem nieważności w formie pisemnej.
4. Wykonawca może zwrócić się na piśmie (faksem, drogą elektroniczną) do Zamawiającego z prośbą o wyjaśnienie zapytania ofertowego. Zamawiający jest zobowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, nie później niż na 2 dni przez upływem terminu składania ofert – pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści zapytania wpłynął po upływie terminu składania wniosku lub dotyczy udzielonych wyjaśnień Zamawiający może udzielić wyjaśnień lub pozostawić wniosek bez rozpoznania. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku, o którym mowa powyżej. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający zamieści na stronie internetowej Zamawiającego archiwum.siewierz.pl
5. Ze strony Zamawiającego pracownikami uprawnionymi do kontaktowania się
   z Wykonawcami są: Agnieszka Dobrowolska, tel.: 32 64 99 467, Agnieszka Gajek, tel. 32 64 99 445.

10. Termin ważności oferty

11. Istotne dla Wykonawcy postanowienia umowy

12. Określenie warunków istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postepowania o udzielenie zamówienia

1. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian w umowie w szczególności
   w następującym zakresie:

1. Przedłużenie terminu wykonania przedmiotu umowy (aneks terminowy) może nastąpić w następujących przypadkach:

1. nie wynikające z winy Wykonawcy i niemożliwe do przewidzenia w chwili zawarcia umowy zdarzenia tj. wystąpienia „siły wyższej”. „Siła wyższa” oznacza wydarzenie nieprzewidywalne i poza kontrolą stron umowy, występujące po podpisaniu umowy, a powodujące niemożliwość wywiązania się z umowy – termin wykonania przedmiotu umowy może zostać wydłużony
   o czas trwania w/w okoliczności,
2. niezawinione przez Wykonawcę opóźnienia ze strony Zamawiającego lub innych podmiotów w akceptacji przedstawianych wstępnych materiałów, opracowań i projektów – termin wykonania przedmiotu umowy może zostać wydłużony o okres opóźnienia,
3. konieczność dokonania zmian w materiałach lub na opracowaniach w trakcie świadczenia usługi w przypadku wniesienia nieprzewidzianych wcześniej uwag przez Zamawiającego lub inne podmioty, a także w przypadku zmiany
   w przepisach prawnych powodujące konieczność wprowadzenia zmian
   w opracowanych dokumentach – termin wykonania przedmiotu umowy może zostać wydłużony o czas niezbędny na wprowadzenia zmian,
4. wystąpienie prac dodatkowych, niezbędnych do realizacji zakresu podstawowego – termin wykonania przedmiotu umowy może zostać przedłużony o czas niezbędny na wykonanie prac dodatkowych.

2. Konieczność wyjaśnienia rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych
   w umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usuniecie rozbieżności i doprecyzowanie umowy z celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów przez strony.

2. Do każdej propozycji zmiany wymagającej aneksu do umowy, inicjujący zmianę przedstawi opis propozycji zmiany, w tym wpływ na termin wykonania zamówienia oraz uzasadnienie zmiany.

13. Informacja na temat składania ofert częściowych i wariantowych

14. Informacja o planowanych zamówieniach podobnych